Jak w 7 krokach delegować zadnia?
Delegowanie przynosi same korzyści: dla delegujących, ich podwładnych i całych firm. Daje czas na skoncentrowanie się na kluczowych projektach, zwiększa motywację podwładnych, poprawia komunikację i zaufanie, a tym samym poprawia ogólną efektywność.
Wielu menadżerów mimo świadomości z korzyści często rezygnuje z delegowania zadań.
Dlaczego tak się dzieje?
Powodów może być wiele: obawa dotycząca utracenia kontroli nad zadaniem i nad samym pracownikiem, złe doświadczenia z przeszłości i „odbierania zadań” o niskiej jakości, brak wiary w kompetencje pracowników czy też przeświadczenie, że samemu zrobi się szybciej i lepiej.
Powodem może być również przekonanie (i słuszne) o tym jak trudno jest przekazać informacje na temat zadania do realizacji w taki sposób, aby uzyskać pożądany efekt.
Jeśli weźmiemy pod uwagę dłuższą perspektywę i szersze spojrzenie na zarządzania skuteczne delegowanie okazuje się koniecznością. Oczywiście jeśli to będzie umiejętne delegowanie, którego warto się nauczyć.
Jest wiele technik delegowania zadań i niezależnie od tego z jakiego narzędzia skorzystamy, najważniejsze jest to, aby podnosiło efektywność naszego delegowania.
Poniżej przedstawiam jedno z narzędzi delegowania – technikę „7 KROKÓW” wraz z przykładem jej wykorzystania w sytuacji delegowania zadania związanego z rozwojem kompetencji mentora.
„7 KROKÓW” – JAK DELEGOWAĆ ZADANIE DO WYKONANIA
Krok1: Przedstaw cel zadania, które delegujesz.
„Bierzesz udział w projekcie rozwojowym dla mentorów i zależy mi na tym, abyś rozwinął swoje kompetencje w zakresie przekazywania informacji zwrotnych.”
Krok2: Określ jakie efekty i w jakim czasie mają być osiągnięte.
Chciałbym, abyś opanował technikę przekazywania negatywnej informacji zwrotnej – FUKO, którą poznałeś w czasie szkolenia pt. „Narzędzia pracy mentora”. Opanował, czyli swobodnie się nią posługiwał w momencie, gdy będziesz pracował z mentee i omawiał jego sposób działania, wskazując negatywne przykłady tego jak realizował zadanie.
Proszę, abyś to zrobił do następnego wtorku.
Krok 3: Opisz jakie korzyści przyniesie realizacja zadania.
Powiedz, z jakiego powodu chcesz, aby ten właśnie pracownik je wykonał. Dzięki tej technice będziesz operował faktami omawiając pracę mentee a także miał możliwość wspólnie z nim wypracować poprawne sposoby działania. Taki sposób przekazywania informacji zwrotnej nie pogorszy waszych wzajemnych relacji
lub
„Chciałbym, abyś się tym zajął, bo jestem pewien, że ta technika przyda ci się w pracy z mentee.”
Krok 4: Omów jak zadanie ma zostać wykonane.
Opisz jakie środki będą potrzebne do jego realizacji.
„Proszę, abyś sprawdził wszystkie materiały jakie masz ze szkolenia nt. dawania informacji zwrotnej. Potem, przećwicz technikę FUKO do 7 różnych sytuacji – jestem pewien, że Jan ci w tym pomoże.”
Krok 5: Określ jakie uprawnienia do realizacji zadania ma pracownik.
Przedstaw w jakich obszarach działa samodzielnie. Jeżeli pojawią się jakieś trudności w czasie ćwiczenia, coś będzie wymagało doprecyzowania to dzwoń od razu do trenera, który prowadził dla nas to szkolenie i z nim na ten temat rozmawiaj.
„Nie ma potrzeby, abyś mnie o tym informował.”
Krok 6: Ustal w jaki sposób ma być raportowana realizacja zadania.
Określ w jaki sposób pracownik przekaże ci informacje o zrealizowaniu zadania.
„Daj mi znać za 3 dni jak ci idzie praca z FUKO i czego ewentualnie potrzebujesz ode mnie.”
„W przyszły wtorek proszę o maila z informacją na jakim poziomie opanowałeś tą technikę.”
Krok 7: Sprawdź, co wymaga doprecyzowania, co do realizacji zadania lub jakie pytania ma pracownik.
„Co wymaga doprecyzowania z mojej strony, jeśli chodzi o zadanie, które masz wykonać?
Jak planujesz się za to zabrać?
Jakie masz pytania?”