Analiza stanowiska pracy jest to proces gromadzenia danych i polega na odpowiednim zebraniu informacji od przedstawicieli danego działu po to, by stworzyć pełen obraz stanowiska, wykonywanych na nim zadań oraz umiejętności i wiedzy potrzebnej na tym stanowisku (Sanchez i Levine, 2001; Catano et al., 2005).
Analiza stanowiska pracy i profil kompetencyjny pracownika powinny być wynikiem wspólnych ustaleń grona osób znających specyfikę danego stanowiska, czyli zarówno przełożonych, jak i współpracowników oraz klientów wewnętrznych, a także zewnętrznych. Tzw. eksperci dziedzinowi (ED lub ang. Subject Matter Experts – SME) to osoby, które wiedzą najwięcej na temat charakteru określonego stanowiska pracy oraz sposobu, w jaki wykonywana jest na nim praca (Sanchez i Levine, 2001).
Najpopularniejszymi technikami stosowanymi w trakcie gromadzenia danych na temat określonego stanowiska pracy są: analiza dokumentów, wywiad oraz obserwacja (shadowing).
Opis stanowiska jest wynikiem analizy stanowiska pracy i składa się z kilku podstawowych elementów.
Opis stanowiska zawiera nie tylko informacje o zadaniach najczęściej wykonywanych na opisywanym stanowisku, ale także opisuje stopień samodzielności i rodzaj odpowiedzialności jaki wiąże się z wykonywanymi zadaniami. Ponadto opis stanowiska pracy wskazuje miejsce stanowiska pracy w organizacji, a przede wszystkim określa cel istnienia stanowiska.
Opis stanowiska pracy jest pojęciem szerszym od zakresu obowiązków pracownika. Opis stanowiska pracy dotyczy stanowiska pracy natomiast zakres obowiązków dotyczy konkretnego pracownika.
Główny cel istnienia stanowiska – należy w sposób zwięzły (najlepiej w 1 zdaniu, w przypadku stanowisk pracy bardzo różnorodnych w maksymalnie 3 zdaniach) określić istotę opisywanego stanowiska pracy. Cel stanowiska powinien wskazywać co stanowi o głównej wartości opisywanego stanowiska pracy oraz jak pracownik przyczynia się do realizacji misji i strategii organizacji.
Odpowiedzialność za personel – tu wpisujemy liczbę formalnie bezpośrednio podległych pracowników, bez względu na fakt czy pracują oni na pełen, czy na część etatu.
W przypadku stanowisk pracy, którym podlegają stanowiska, które kierują pracą innych pracowników, należy wpisać informację na temat liczby bezpośrednio podległych pracowników, jak również liczbę pośrednio podległych pracowników.
W opisie stanowiska pracy powinna się znaleźć informacja:
- ilu pracowników podlega merytorycznie,
- ilu pracowników podlega organizacyjnie,
- ilu pracowników podlega merytorycznie i organizacyjnie.
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy powinny mieć charakter stały, wynikający z celu istnienia danego stanowiska pracy. Nie należy wpisywać zadań czasowo realizowanych na danym stanowisku pracy (np. czasowe przejęcie zadań innego stanowiska pracy).
Zadania należy uszeregować ze względu na częstotliwość ich wykonywania – od najczęściej do najrzadziej wykonywanych. Pierwsze trzy najczęściej wykonywane zadania należy uznać za zadania dominujące. Pozostałe zadania stanowią zadania poboczne.
W przypadku zadań powtarzalnych, które występujących czasowo, należy podać informację, że jest to zadanie czasowe oraz podać częstotliwość jego występowania i, jeśli to możliwe, przybliżony okres jego realizacji. Dobrą praktyką przy formułowaniu opisów zadań (czy też „twierdzeń zadaniowych” –
task statements – jak mówi o nich FJA, ang. Functional Job Analisis; Fine, 1988, 1989)) jest pilnowanie, aby składały się one z następujących elementów (Sanchez i Levine, 2001; Catano et al., 2005):
- Czasownika wyrażającego działanie („tworzy”, „prowadzi rozmowy”).
- Identyfikacji obiektu działania („raporty”, „z klientami”).
- Źródła informacji lub instrukcji („na podstawie zebranych danych”, „należącą do kolegi”, „na podstawie listy przygotowanej przez przełożonego”).
- Opisu narzędzi („z wykorzystaniem pakietu QlikView”, „nożem i widel¬cem”, „przez telefon”).
- Oczekiwanego rezultatu działania („w celu prezentacji przed zarządem”, „w celu zaspokojenia niewielkiego głodu”, „w celu pozyskania nowych umów
sprzedażowych”).