Jak efektywnie zarządzać biurem? Takie pytanie Profesjonalny Office Manager nie ma łatwego zadania, ponieważ na dobrą organizację pracy w biurze składa się wiele elementów. Ogromne znaczenie ma dobra organizacja pracy. Czy istnieje gotowy schemat skutecznego zarządzania biurem? Czy certyfikowane szkolenia dla osób zajmujących się administracją biura usprawniają zarządzanie zespołem pracowników administracyjnych? Profesjonalny Office Manager korzysta ze sprawdzonych narzędzi. Telekonferencja jest jednym z efektywnych sposobów komunikacji, wymiany doświadczeń, jak i ułatwia prowadzenie negocjacji zakupowych, optymalizowania procesów w biurze.
Prawidłowe funkcjonowanie biura wymaga zorganizowania odpowiedniej przestrzeni do pracy. Certyfikowane szkolenie dla osób zajmujących się administracją biura jest jednym z ważniejszych punktów w pracy Office Managera. Profesjonalny Office Manager oprócz zarządzania biurem odpowiedzialny jest za zredukowanie kosztów. Do obowiązków profesjonalnego Office Managera należy sprawna koordynacja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, komunikacja ze współpracownikami, usprawnienie wewnętrznego przepływu informacji, współpraca z dostawcami, zarządzanie dostawami, sprawowanie opieki nad zamówieniami, opieka na sprzętem biurowym, kontakty z innymi współpracującymi firmami, jak i sprawne zarządzanie powierzchnią.
Jedną z ważnych ról profesjonalnego Office Managera jest utrzymanie współpracy z dostawcami i usługodawcami oraz usprawnienie procesów i rozwiązań administracyjnych (łącznie z tworzeniem procedur). Profesjonalny Office Manager odpowiedzialny jest w szczególności za dwa obszary, tj. kosztami, które generuje biuro i pracownikami biura. Cykliczny udział w szkoleniach certyfikowanych dla Office Managera jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ kierownicy biur nieustannie muszą aktualizować swoją wiedzę, wymieniać się doświadczeniami i posługiwać się nowoczesnymi narzędziami.